Cómo organizar y almacenar documentos familiares Vitales

Usted hace mucho para mantener a su familia segura: Bloquea las puertas por la noche, asegúrese de que los niños hebilla el cinturón de seguridad, y guardan las cosas potencialmente dañinas fuera de su alcance. La protección de su familia, después de todo, es su primera prioridad.

Y con tantas responsabilidades familiares exigiendo su atención inmediata, no es ninguna sorpresa cuando algunas cosas se acaba de poner fuera para un día lluvioso. Pero hay un proyecto familiar que es mucho más importante que usted puede pensar: la obtención de documentos vitales de su familia. Y la buena noticia es que es mucho más fácil de lograr de lo que piensas.

"Este proyecto es fácil de ignorar, ya que parece tan lento", dice Laura Leist, presidente de la Asociación Nacional de Organizadores Profesionales. En realidad, sin embargo, se tarda sólo 10 pasos sencillos para organizar y almacenar sus muy importantes personales documentos, papeles, fotos y archivos. El truco es hacer un paso al día. Así es cómo:

Paso 1: Reunir documentos VIP Ordenar a través de cajones de archivo, cajones de basura, cajas de zapatos y otros rincones y grietas, sacando documentos que merecen atención especial. Para la mayoría de las familias, lo que significa originales de los certificados de matrimonio y de nacimiento, pasaportes, estados financieros, tarjetas de seguro social, pólizas de seguros, títulos de automóviles, escrituras de la casa, los registros de vacunación, testamentos e inventarios domésticos y tasaciones, dice Leist. Si te encuentras con algo que usted no está seguro de, pregúntese: ¿Qué pasaría si se perdiera para siempre? ¿El mero pensamiento huelga miedo en tu corazón? Si la respuesta es sí, entonces ese elemento es un documento VIP.

Paso 2: Elimine el desorden Si usted es como la mayoría de los clientes de Leist, es probable que tenga montones de papeles innecesarios flotando alrededor. Ese desorden puede evitar que encontrar y mantener un registro de lo que es realmente importante. Así que coge esas declaraciones de utilidad viejos y cheques cancelados, y acelerar la trituradora. Si usted está inquieto por la destrucción de algo, póngase en contacto con el banco o la utilidad y pregunte si mantienen registros en línea. En estos días, la mayoría de la información se archivan y se puede acceder desde los sitios Web.

Paso 3: documentos tienda raramente utilizados ¿Cuándo fue la última vez que necesitabas su certificado de bautismo? Lo mejor es mantener los elementos que no ha utilizado en años que aún califican como VIP en una caja de seguridad o seguro a casa a prueba de fuego. Sólo asegúrese de no bloquear cualquier cosa lejos en el banco que usted puede necesitar inesperadamente – como directivas médicas notariadas o pasaportes – ya que estarás a merced del horario bancario, explica Leist. Si usted elige utilizar una caja de seguridad en el hogar, mantenerlo fuera de la vista de todos y en una zona no inundable (la parte posterior de un armario de arriba, si es posible), y atornillar al suelo.

Paso 4: Pulse el centro de copiado Fotocopia documentos que hacen referencia a menudo y utilizan las copias en lugar de los originales. Estos documentos incluyen tarjetas de la seguridad social y los registros de vacunación, lo que usted pueda necesitar para proporcionar a las escuelas y los nuevos doctores. Por cada fotocopia, hacer anotaciones acerca de dónde se encuentra el original – como en su caja de seguridad.

Paso 5: Archivo de distancia El organizador ideal para VIP información utilizada con frecuencia es un archivo de acordeón expansible. En una carpeta tal, puede designar una ranura para cada categoría – tarjetas de crédito, seguros de hogar, información de cuentas bancarias, registros médicos y así sucesivamente. Luego, en caso de emergencia, sólo necesita agarrar una cosa e ir, ahorrando un tiempo precioso, así como sus documentos vitales. Si es posible, guarde el archivo en un armario cerrado con llave.

Paso 6: Crear una lista maestra Rebuscar en los archivos para encontrar un número de cuenta o número de teléfono desperdicia mucho tiempo. En su lugar, pasar un poco de tiempo a escribir los números de cuenta y datos de contacto importantes para las pólizas de seguros, tarjetas de crédito, inversiones y similares. Imprimir y cinta de la hoja a la parte posterior de su archivo de acordeón, y, o bien guardar el original en su disco duro en un documento protegido por contraseña o eliminarlo por completo.

Paso 7: Escanear fotos de la familia Su salud no puede depender de retrato de boda de la abuela, pero su felicidad podía. Analiza instantáneas pre-digitales que más atesora en una alta resolución de al menos 300 dpi y etiquetarlos de forma descriptiva en el equipo. Negativos de las tiendas en las mangas de archivo y poner los de su caja de seguridad o caja fuerte a prueba de fuego. Vuelva los originales de sus marcos.

Paso 8: Haga una copia para arriba La mayoría de nosotros usamos las computadoras todos los días para el negocio esencial y placer. Sin embargo, las personas a menudo dejan de copias de seguridad todos los archivos vitales. La apuesta más segura: Un servicio de respaldo profesional – como Mozy o Carbonite – que, por una tarifa mensual baja, almacena su información protegida por contraseña fuera de las instalaciones por lo que una inundación, se estrelló o disco duro robado no se convierta en un desastre aún mayor.

Paso 9: Comparte tus secretos En el caso de que no se puede recuperar sus archivos y documentos personalmente, dígale a dos personas – su marido y su madre, la mejor amiga, hermana o un abogado – dónde encontrar todo.

Paso 10: Sigan con el buen trabajo Disfrute de un mes de la organización dichoso, y luego pensar en cómo mantener su sistema al cambiar de médicos, seguros o bancos. Intente designar unos minutos cada mes – después de pagar las facturas, por ejemplo – para asegurar que sus archivos se mantienen vigentes por lo que, el socorrista de la familia, está siempre preparado!