Bandeja de entrada Limpio, Mente limpia: 4 pasos simples para digitalmente y mentalmente Decluttering

La limpieza de su bandeja de entrada es una tarea que la mayoría de nosotros tirar en nuestra voy-frente-que-tarde-list - justo entre la presentación de estados de cuenta bancarios y la organización de los cajones de basura. ¿Pero por qué?

Debido a que los seres humanos son difíciles de presionado a hacer nada a menos que vean un lado positivo.

He aquí una razón para hacer la organización bandeja de entrada de una de alta prioridad: se le hará un ser más feliz, más pacífico, más productiva humana.

En un estudio realizado por Radicati hace unos años, los investigadores predijeron que el trabajador promedio podría enviar y recibir cerca de 125 correos electrónicos al día para el año 2015. Eso es alrededor de 45.625 correos electrónicos al año, incluyendo "graymail", pero sin incluir el correo electrónico personal. Por lo tanto, si usted tiene amigos, usted puede seguir adelante y chocar ese número manera up.What ¿eso se suman a tiempo prudente?

En 2012, un McKinsey Informe de la compañía encontró que la gente pasa cerca del 28% del trabajo semana leyendo y contestando correos electrónicos. Eso es más o menos 12 horas a la semana. Yo no sé ustedes, pero si pudiera reducir ese número a la mitad, me gustaría tener mucho más tiempo para ir a yoga.

Pero es algo más que la liberación de su tiempo. Creo que la bandeja de entrada es una representación de su estado de ánimo. Y la limpieza hacia fuera es realmente acerca de la paz que viene junto con la derrota clutter.Once mental que empezar a pensar en correo electrónico de esta manera, de repente ves la importancia de conseguir su bandeja de entrada bajo control.Here son algunos pasos para empezar:

1. Hágase las preguntas difíciles. Tal vez se pregunte lo que la auto-reflexión tiene que ver con su bandeja de entrada. Todo, en realidad. El exterior es una representación de la interior. Pensando en su bandeja de entrada como un reflejo de su estado de ánimo, empezar por preguntarse por qué te has dejado la bandeja de entrada se salga de control y qué otras cosas podrían hacer su sensación de control en su vida. La respuesta podría ser tan simple como ser overbooking o tan grave como evitar una change.Identifying carrera muy necesaria y frente a estas cuestiones puede la parte más difícil de todo el proceso. Responda con honestidad, y usted estará mentalmente y emocionalmente preparado para hacer frente a la tarea.

2. "RDFS" Sus mensajes no leídos. En su libro, Aves de Bird: Algunas instrucciones sobre la escritura y la Vida, Anne Lamott recuerda cómo cuando era niño, su hermano fue una vez abrumado por un proyecto escolar sobre las aves. Su padre le dijo a su hermano para tomar el "pájaro de pájaro" del proyecto para que no se dejará intimidar por la enorme tarea por delante. Usted puede tener una serie de enormes proporciones de los correos no leídos que ir aunque. Debe hacerlo ave por ave. No pienses en que se realiza, simplemente picotear lejos en su bandeja de entrada, poco a poco recordar que se está comprometiendo a esta tarea para su bienestar mental. Al ver cada correo electrónico ya que todos tienen un propósito hace que deshacerse de ellos sienta que ha logrado algo. "RDFS" -ing es una manera fácil de hacer eso. Me adapté esta sigla ingeniosa de un antiguo jefe mío que me dijo que cada nuevo correo electrónico requiere una de las cuatro acciones: responder de inmediato, eliminar sin responder, seguimiento o ahorrar para reference.Knowing futuro que sólo tiene cuatro opciones para cada nuevo correo electrónico se difundirá sentimientos de indecisión y la impotencia, reducir el tiempo que se necesita para ordenar los correos electrónicos no leídos y aumentar su productividad. A medida que transcurre todo 5000 de sus correos electrónicos sin leer (o lo que su número es ... hay juicio aquí) una gran parte de ellos puede caer en la categoría de "seguimiento" o "guardar para futuras consultas", pero eso es por qué un paso importante es conseguir un sistema de organización en el lugar que funcione para usted.

3. Organizar lo que queda. Nunca deja de sorprenderme cómo somos cortejados por la promesa de la organización. Nuevo servicio de correo electrónico de marca de Google llamada Bandeja de entrada emplea un "correo electrónico como un modelo de lista de tareas pendientes." Se le permite ordenar los correos electrónicos en "clavado", "dormitado" o "hecho" categorías y recoge un gran número de mensajes de correo electrónico en "paquetes" a hacer desorden bandeja de entrada más manejable. Sí, es muy fácil de usar, pero no te dejes seducir por el mismo de la astucia. Usted no lo hace necesitar tener que llegar a su bandeja de entrada limpia. No hay truco vida mágica que va a hacer este proceso cualquier easier.But aquí está la buena noticia: hay una fórmula infalible. Ordenando su bandeja de entrada simplemente requiere el desarrollo de un sistema y mantener coherente con ella. Si puede comprometerse a eso, estás de golden.Here cómo lo hago: Yo uso una bandeja de entrada de Gmail para todos mi correo, y después de haber "RDFS" -Ed mis nuevos mensajes de correo electrónico, puedo archivar mi "guardar para futuras referencias "mensajes de correo electrónico utilizando carpetas de Gmail, que puede ser un código de color y jerarquizado. Si no existe una carpeta adecuada, puedo crear una nueva. Tengo 65 carpetas activas en este momento. (La mayoría de los servidores de correo electrónico pueden desempeñar una función similar si no utilizas Gmail). Luego, me dirijo a mis "seguimiento" correos electrónicos, que guardo en mi bandeja de entrada (yo nunca trato de dejar que esa cifra superará el 100, porque sé personalmente me hace sentir abrumado). Si esos "seguimiento" correos electrónicos requieren una acción por mi parte, creo una "tarea" en Google Calendar (ex: "Escoja un lugar para almorzar con Lisa" o "Enviar hoja de cálculo Excel con mi jefe") y añadir una fecha de vencimiento a esa tarea lo voy a conseguir un recordatorio, si es necesario. De esa manera no me despierto en medio de la noche de preocuparse por lo que me olvidé de hacer. En serio, vale la pena sleep.Challenge sí mismo la buena noche de desarrollar su propio protocolo de organización. Cualquier método que sea cómodo y sostenible para usted trabajará si nos atenemos a ella.

4. Hacer frente a las grandes rocas Primera. De acuerdo con Stephen Covey que escribió Los 7 hábitos de la gente altamente exitosas, las "piedras grandes de la vida" son las tareas que si usted no pone en primer lugar, que no se consigue con ellos en absoluto. Sin embargo, a menudo son los más importantes. Y cuando los evitamos, que pesan mucho en nosotros y mentalmente emotionally.When aplicar la gran metáfora de rock al correo electrónico, se puede ver lo fácil que es pasar la mayor parte de su tiempo en línea abordar diminutos granos de arena - correos electrónicos urgentes que requieren inmediata la atención y nos dan la ilusión de la productividad - y poner fuera de las grandes rocas - mensajes de correo electrónico que nos obligan a pensar en serio o hacemos. Los más largos esos grandes rocas obtener-de prioridad, más que provoca ansiedad se convierten para nosotros. Potencial difuso estrés al hacer un voto para hacer frente a los correos electrónicos de gran roca en primer lugar. Siempre. Puede parecer contra-intuitivo para abordar el más duro, más tiempo elementos de buzón de entrada primero, pero tomarse el tiempo para averiguar lo que los correos electrónicos requieren de ustedes le ahorrará tiempo y el estrés en los largos run.Moments después de exhalar, sintiendo su Distensión del hombro, admirando su bandeja de entrada prístina, que comenzará a llenarse de nuevo. Así es la vida. Pero no se dejen confundir - la limpieza profunda se hace, y esa es la parte difícil. El mantenimiento es la parte más fácil ahora que usted tiene un sistema infalible en su lugar. Hablo por experiencia cuando digo que los días productivos y noches tranquilas estarán toda la motivación que necesita para mantener su bandeja de entrada para que no penetren desordenado de nuevo.

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